Программная система Polibase CRM (CRM, ERP, HRM) предназначена для комплексной автоматизации предприятий сферы услуг, торговли и производства.

Система Polibase CRM - это интегрированное и комплексное решение, обеспечивающее управление взаимоотношениями с клиентами, персоналом и ресурсами предприятия, позволяющее совершенствовать бизнес-процессы в таких областях, как оказание услуг и производство товаров, управление маркетингом, управление продажами, обслуживание и поддержка клиентов. 

Система относится к классу систем CRM (Customer Relationship Management Systems - системы управления взаимоотношениями с клиентами), а также обладает функциональными возможностями систем ERP (системы управления предприятием) и HRM (систем управления персоналом).

Система разработана для того, чтобы помочь компаниям осуществлять эффективное управление клиентами, проектами и сотрудниками, оказанием услуг и производством товаров, продажами и послепродажным обслуживанием. Система обеспечивает автоматизированный учет клиентов, учет производства и продаж продукции, товаров и услуг, подготовку и учет документов и оплаты, а также полную статистическую обработку данных о работе предприятия и их последующий анализ.

Важной особенностью программы Polibase CRM, отличающей ее от конкурирующих продуктов,  является реализация оригинальной  технологии стандартов и регламентов, что повышает эффективность и мотивацию работы персонала, автоматизирует основные функции управления персоналом и обеспечивает эффективный контроль качества выполнения работ и соблюдения регламентов.

Система позволяет повысить эффективность работы всех подразделений вашей компании, в частности обеспечить эффективное управление отделами производства, продаж, маркетинга и сопровождения, за счет лучшей координации их работы и комплексного взаимодействия в процессе поиска, привлечения, обслуживания и сопровождения клиентов.

Система позволяет накапливать базу клиентов, регистрировать, хранить и обрабатывать практически неограниченный объем информации о реальных и потенциальных клиентах вашей организации и истории всех связанных с ними проектов, контактов, услуг, платежей и документов, обеспечивая при этом быстрый поиск и доступ к любой требуемой информации по базе клиентов при соблюдении прав доступа и требований безопасности.

Система предназначена для автоматизации бизнеса предприятий любого уровня: малые предприятия и крупные компании, предприятия сферы услуг и средства информации, торгово-закупочные предприятия и любые другие предприятия, связанные с оказанием услуг и продажей товаров.

Компания-разработчик обеспечивает внедрение системы и ее последующее сопровождение.

• Настройка организационной структуры предприятия, как иерархической модели подразделений, для автоматизации основных направлений бизнеса и управления проектами
• Привязка всех основных данных и справочников системы CRM, в том числе персонала и номенклатуры товаров и услуг, к структурной модели предприятия - подразделениям, направлениям бизнеса и проектам
• Возможность управления продажами и обслуживанием клиентов в привязке к основным направлениям бизнеса, проектам и товарным группам

• Ведение штатного расписания работы сотрудников
• Привязка позиций штатного расписания к подразделениям
• Ведение почасового графика работы
• Учет приходов и уходов сотрудников на рабочие места
• Учет рабочего времени по сотрудникам, подразделениям и компании в целом
• Табель работы сотрудников

• Классификация клиентов и контрагентов по направлениям бизнеса, проектам, подразделениям, группам и категориям
• Учет клиентов и контрагентов: организаций (юридических лиц) и персон (физических лиц)
• Учет контактных лиц в привязке к организациям
• Комплексные поиски организаций и персон по широкому набору функциональных признаков
• Объединение организаций и персон в группы по любым функциональным признакам

• Планирование и регистрация маркетинговых компаний и проектов, состоящих из любого количества уровней и этапов
• Управление содержанием маркетинговой компании и проекта. С каждой маркетинговой компанией (проектом) связаны: клиенты, контрагенты, контакты, действия, поручения, документы, контракты, счета, платежи.
• Планирование и учет любых связанных с проектами и клиентами контактов, действий и документов для выполнения основной целевой задачи - заключения договора поставки (первичный звонок, презентация, рассылка информационных материалов, контрольный звонок, коммерческое предложение, акцепт, встреча, заключение договора, выставление счета, получение оплаты, отгрузка продукции, история выполнения договора, дальнейшие задачи сопровождения и обслуживания клиента)
• Распределение связанных с проектами и клиентами контактов, действий и документов по подразделениям, менеджерам, исполнителям и поручителям
• Контроль и управление состоянием клиента по цепочке: Контакты - Контракт (договор) - Счет - Оплата - Отгрузка - Сопровождение. Отслеживание состояния каждого клиента и его индивидуальной истории (контакты, задачи, действия, документы, продажи, платежи и др.)
• Анкетирование клиентов с помощью настраиваемых шаблонов
• Консолидация результатов маркетинговой активности

• Учет заказов клиентов и покупателей
• Формирование и учет связанных процессом продажи документов по стандартным шаблонам (запросы, коммерческие предложения, договоры, счета, накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ и др.) с автоматическим заполнением шаблонных полей
• Формирование счетов на оплату в привязке к договорам, подразделениям, продавцам, исполнителям
• Учет скидок, наценок, различных тарифов и форм оплаты при формировании счетов
• Учет и контроль оплаты
• Регистрация начислений и платежей и взаиморасчеты в контрагентами в любой форме оплаты
• Автоматические начисления, контроль оплаты счетов и напоминания об оплате
• Подсчет текущего сальдо клиента, поиск должников и кредиторов
• Детальные и сводные отчеты о продажах за любой период времени, по подразделениям, менеджерам
• Анализ продаж по покупателям, производителям, номенклатуре

• Справочники номенклатуры - многотарифные и многовалютные. Возможность указания цен по различным тарифам и в различных валютах. Пересчет стоимости товаров и услуг из любой валюты в рубли по текущему курсу на момент формирования счета.
• Объединение номенклатурных единиц в группы
• Одновременное ведение множества справочников номенклатуры. Привязка номенклатурных групп товаров и услуг к структурным подразделениям.
• Работа с различными формам оплаты (наличный, безналичный расчет, пластиковые карты и др.)
• Автоматический расчет стоимости товаров и услуг по различным тарифам, в том числе с учетом системы скидок
• Возможность использования стандартов обслуживания (типовых перечней товаров и услуг) для использования при оформлении договора и счета
• Связь номенклатурных единиц товаров и услуг с единицами материального учета на складе, включая анализ закупок и состояния склада
• Автоматическое списание единиц материального учета со склада при отгрузке (при связи с системой CS Polibase WMS)

• Гибкая настройка внутренних стандартов и типовых регламентов работ
• Формирование типовых внутренних нарядов (циклограмм работ) по стандартам и регламентам
• Контроль качества выполнения работ и соблюдения регламентов

Склад и учет товаров и материалов

• Приход товаров и материалов на склад
• Выдача товаров и материалов на участок, помещение, специалиста или рабочее место
• Выдача товаров и материалов на витрину или точку продаж
• Отпуск и списание товаров на производство со склада по участкам, специалистам, рабочим местам
• Отпуск и списание товаров на продажу / реализацию
• Перемещение единиц материального учета со склада на склад и между местами хранения
• Инвентаризация остатков по складу, помещениям, специалистам и рабочим местам
• Сравнительный анализ фактического и нормативного расхода материалов
• Полная статистика по движению товаров и  материалов
• (более подробно - см. описание системы CS Polibase WMS)

• Планирование работ и действий, связанных клиентами и их распределение между менеджерами, проектами и исполнителями
• Регистрация исполнения задач и поручений
• Отслеживание плановых и фактических сроков исполнения работ, действий, задач и поручений. Система напоминаний
• Контроль состояния исполнения задач и поручений и (для сведения, в работе, критические, просроченные, выполненные в срок, выполненные с опозданием)
• Оперативный анализ состояния задач и поручений по проектам, исполнителям, клиентам и типам действий
• Возможность прикрепления к контактам, задачам и действиям любых документов и внешних файлов любого формата (текст, электронные таблицы, электронные письма, файлы PDF, изображения, звук и др.)и их просмотр и редактирование в соответствующем этому формату редакторе (MS Word, MS Excel, MS Office Outlook, Acrobat Reader, редактор изображений, Media Player и др.) вызовом непосредственно из карточки контакта, задачи, действия

• Расчет почасовой зарплаты
• Расчет сдельной зарплаты по выработке по трем различным алгоритмам
• Учет потерь зарплаты сотрудников от скидок
• Формирование сводной зарплатной ведомости (сдельная + почасовая)

• Формирование моделей бюджета и статей доходов и расходов
• Иерархическая модель бюджета с любым уровнем вложенности
• Возможность формирования неограниченного количества моделей бюджета
• Учет начислений и платежей в привязке к клиентам, счетам, менеджерам, подразделениям, статьям доходов и расходов
• Сводные и детальные финансовые отчеты и статистика за любой период времени по клиентам, подразделениям, специалистам и компании в целом

• Учет любых документов, связанных с клиентами и прикрепление внешних файлов любого формата (текст, электронные таблицы, электронные письма, файлы PDF, изображения, звук и др.) и их просмотр и редактирование в соответствующем этому формату редакторе (MS Word, MS Excel, MS Office Outlook, Acrobat Reader, редактор изображений, Media Player и др.) вызовом непосредственно из карточки клиента
• Взаимосвязанная подготовка договора - счета и отгрузочных документов (счета-фактуры, накладной, акта выполненных работ). Спецификация договора используется при подготовке счета. Отгрузочные документы готовятся на основании счета.
• Возможность включения в документы таблиц, рисунков, сканированных изображений
• Печать договоров и любых документов по настраиваемым шаблонам
• Единый реестр документов и поиски документов по их атрибутам
• Иерархическая структура хранения документов с любым уровнем вложенности
• Привязка структуры хранения документов к структурным подразделениям предприятия. Каждое подразделение может иметь свою номенклатуру документов.

• Регистрация рекламных источников
• Регистрация обращений клиентов по рекламным источникам
• Статистика по рекламе и ее эффективности

• Оперативный анализ основных стадий процесса продаж от первого контакта до заключения сделки ("воронка продаж")
• Сводные и детальные отчеты по объемам продаж
• Сводные и детальные отчеты по доходам и расходам
• Сводные и детальные отчеты по номенклатуре товаров
• Сводные и детальные отчеты о работе сотрудников
• Статистика по рекламе и ее эффективности

• Настройка структуры предприятия и подразделений
• Настройка должностных справочников и штатного расписания
• Настройка графика работы сотрудников
• Настройка категорий клиентов, типов контактов и действий
• Настройка номенклатурных справочников
• Настройка внутренних стандартов и регламентов работ
• Настройка стандартов обслуживания и норм материального учета
• Настройка структуры бюджета и статей доходов и расходов
• Настройка структуры хранения документов
• Настройка шаблонных моделей бизнес-процессов
• Настройка шаблонных форм документов
• Настройка печатных форм документов
• Настройка прав и ограничений доступа пользователей системы

• Экспорт всех данных и отчетов в электронные таблицы MS Excel
• Экспорт всех данных и отчетов в текстовый формат (поля разделенные табуляцией) для их последующего импорта во внешние системы (например, в 1С)
• Импорт справочников и данных из внешних системы в согласованном формате

• Создание и гибкое конфигурирование профильных рабочих мест
• Создание пользователей и установка паролей
• Распределение профильных рабочих мест между пользователями
• Распределение прав доступа к данным и функциям между пользователями
• Внутренний аудит и протоколирование действий пользователей (добавление, изменение и удаление информации)
• Гибкая настройка протоколирования действия пользователя ( у кого какие действия протоколировать)

• Автоматическое резервное копирование базы данных по заданному регламенту
• Восстановление базы данных из резервной копии
• Защита резервной копии базы данных средствами безопасности СУБД

• Организация единой распределенной базы данных предприятия (филиалов, дилерской сети, мобильных агентов)
• Возможность работы с сетью баз данных в многопользовательском режиме в традиционной конфигурации "клиент-сервер"  и в терминальном режиме
• Автоматическая синхронизация справочников между удаленными узлами
• Обмен любыми данными между удаленными узлами в автоматическом и ручном режимах
• Возможность удаленных обменов данными в пакетном режиме с помощью обычных средств связи (например, электронной почты)
• Внутренняя система почтовой адресации для перекрестных обменов данными между различными базами в автоматическом и полуавтоматическом режимах
• Автоматические обмены данными между удаленными подразделениями по заданному регламенту
• Гибкая настройка состава данных обмена

• В системе используется единая форма графического интерфейса, что существенно облегчает понимание системы и обучение персонала
• Первичный графический интерфейс основан на списках, а не на формах. Списки позволяют оперировать на множествах данных и представлять результаты комплексных запросов. Формы данных используются при редактировании объектов учета
• Единые правила работы со списками (добавление, изменение, удаление записей, прямая и обратная сортировка по любым столбцам, множественное выделение записей)
• Оригинальный (не имеющий аналогов в других системах), удобный и наглядный механизм задания любых комплексных запросов с использованием унифицированных навигаторов поиска, позволяющих задавать широкий выбор комбинаций критериев поиска в любом сочетании
• Унифицированные блоки статистической обработки информации и подготовки отчетов, разработанные по единым правилам и имеющие типовые интерфейсы, позволяют получать сводные и детальные отчеты в любом сочетании критериев запроса по всем основным показателям работы предприятия
• Использование цветовой палитры для выделения данных в зависимости от контекста задачи
• Использование графического представления результатов работы компании виде круговых диаграмм, графиков, трендов
• Наличие внутреннего векторного и текстового редакторов документов и использование векторной графики (например, для представления структуры предприятия)