Решения   |  Услуги   |  Поддержка   |  Компания   |  Контакты   |
 CS Polibase Hotel  Система комплексной автоматизации гостиницы

 

Рабочие места и службы системы

Рабочее место "Портье":

  • Бронирование номера
  • Регистрация гостя
  • Поселение
  • Расчет
  • Выселение

Служба горничных:

  • График дежурств
  • График уборки номеров
  • Формирование и выдача нарядов на работу
  • Контроль состояния мини-баров
  • Расчет отчислений за работу

Интеграция с системой питания:

  • Резервирование столиков в ресторане
  • Заказ питания в номера

Интеграция с фискальными регистраторами:

  • Открытие смены
  • Печать чеков (предоплата, постоплата, продажа, возврат)
  • Закрытие смены и сменные отчеты
Бронирование номеров и регистрация гостей

 План зала кафе ресторана бара

План номеров. Выбор подходящего номера, отображение состояния номера на графической плане

Состояние и загрузка помещений

 АРМ Торговый зал

Графический план и отображение состояния и загрузки номеров

Администратор (Back Office)

 CS Polibase Cafe Back Office

Гибкая настройка структуры системы, справочников, полная статистика, контроль состояния предприятия и аудит работы персонала

CS Polibase Hotel - это программная система для автоматизации гостиниц, мини-отелей, пансионов и пансионатов, объектов санаторно-курортного типа, хостелов, разработанная на основе программной платформы CS Polibase.

Система позволяет повысить эффективность работы предприятия сферы размещения и проживания, увеличивая доходы за счет повышения качества обслуживания гостей и увеличения производительности труда персонала. Применение системы автоматизации уменьшает расходы и неконтролируемые потери за счет полного контроля за работой персонала и расходом материальных ценностей, обеспечивая наиболее оптимальное использование имеющихся ресурсов гостиницы.

Система позволяет улучшить качественные показатели работы предприятия размещения и проживания за счет лучшей координации работы подразделений (служба размещения, портье, администрация, управление номерным фондом, склад, бухгалтерия, руководство и др.) и их комплексного взаимодействия в процессе работы.

Система CS Polibase в многопрофильном режиме работы позволяет интегрировать в одной базе и обеспечивать работу различных служб комплексного предприятия сферы услуг и продаж: проживание, питание, оказание медицинских услуг, кадровый учет, склад и учет материалов, управление клиентами и продажами, а также автоматизировать другие службы, связанные с оказанием услуг клиентам и выполнением работы (например, авторемонт, автомойка, прачечная, прокат, служба быта и т.п.)

Система умеет быстро резервировать номерной фонд, оформлять договоры на проживание, готовить счета и регистрировать оплату, протоколировать работу персонала и осуществлять постоянный аудит за его работой, обеспечивать учет прихода и расхода материалов на складе, вести полный финансовый учет доходов и расходов по подразделениям и предприятию в целом, контролировать выработку и выручку, рассчитывать почасовую и сдельную зарплату персонала, а также готовить исчерпывающие отчеты по всем направлениям работы предприятия.

Система использует одну из наиболее надежных СУБД в мире, обеспечивая при этом быстрый поиск и доступ к любой требуемой информации при соблюдении прав доступа и требований безопасности.


Функциональные возможности системы

Управление номерным фондом, планирование и размещение гостей

  • Графическое представление этажей, номеров и  койко-мест с использованием векторной и растровой графики, что дает возможность отображения состояния и загрузки помещений в реальном времени
  • Резервирование номера и койко - места в режимах оформление заявки, бронирования, заселения и выписки гостей
  • Оформление необходимых документов, связанных с проживанием и оплатой (договор, счет) по гибко настраиваемым шаблонам
  • Одновременное ведение любого количества счетов по гостям с учетом дополнительных услуг и сервисов, которые ему оказываются
  • Автоматический расчет стоимости проживания по различным тарифам, в том числе с учетом системы скидок, баллов, подарочных сертификатов
  • Контроль и автоматическое списание расходных материалов по номерам
  • Расчет с клиентом, прием оплаты в любой форме (наличная, кредитные карты, безналичная и другие)
  • Закрытие (блокирование) счета после окончания обслуживания

Управление оплатой

  • Формирование счетов на оплату с использованием многотарифных справочников
  • Настройка форм оплаты (наличные, безналичные, карты и т.п.)
  • Настройка тарифов оплаты
  • Настройка скидок
  • Учет оплаты в любой форме
  • Ведение именных счетов клиентов
  • Ведение расчетных счетов организаций
  • Ведение семейных счетов
  • Возможность работы по предоплате
  • Учет авансов и долгов
  • Возможность установления индивидуальных скидок
  • Расчет текущего сальдо клиента, поиск должников и кредиторов
  • Сопряжение с кассой (фискальные регистраторы ШТРИХ-М и/или АТОЛ)
  • Соответствие 54ФЗ и работа с ОФД ON-LINE

Управление номенклатурой услуг

  • Многотарифные справочники номенклатуры. Возможность указания цен по различным тарифам. Одна номенклатурная единица может иметь несколько цен по разным тарифам.
  • Одновременное ведение множества справочников номенклатуры. Привязка номенклатурных групп товаров и услуг к структурным подразделениям (гостиница, филиалы, точки продажи и др.).
  • Возможность настройки стандартных наборов услуг
  • Настройка нормативов расхода материалов по каждому виду услуги / работы / товара

Учет расходных материалов и склад

  • Приход материалов на склад
  • Выдача материалов по подраздеелниям, помещениям и сотрудникам
  • Перемещение материалов со склада на склад, из помещения в помещение
  • Автоматическое списание материалов по нормативам расхода
  • Расчет текущих остатков материалов на складе и на местах
  • Учет документов (приходные, расходные накладные, акты списания)
  • Учет продуктов и материалов по партиям
  • Формирование сводок и детальных перечней по движению материалов
  • Формирование оборотно-сальдовой ведомости
  • Контроль минимальных остатков на складе
  • Поддержка работы нескольких складов

Учет и анализ эффективности рекламы

  • Регистрация рекламных источников
  • Регистрация обращений клиентов по рекламным источникам
  • Статистика по рекламе и ее эффективности

Учет и привлечение клиентов

  • Учет постоянных клиентов - персон и организаций
  • Объединение клиентов в группы по любым функциональным признакам
  • Управление скидками и тарифами для разных клиентов и групп
  • Отслеживание состояния каждого постоянного клиента и его истории (посещения, платежи и др.)
  • Поиск клиентов по дате последнего посещения, сумме оплаты, категории и другим признакам
  • Формирование листов обзвонов (list of calls) и списков рассылок
  • Коллективная распечатка документов (приглашений, поздравлений и т.п.) для клиентов по настраиваемым шаблонам

Учет сотрудников и рабочего времени

  • Ведение штатного расписания работы сотрудников
  • Привязка позиций штатного расписания к подразделениям и участкам работы
  • Ведение почасового графика работы
  • Учет приходов и уходов сотрудников на рабочие места
  • Учет рабочего времени по сотрудникам, подразделениям и компании в целом
  • Табель работы сотрудников

Расчет зарплаты сотрудников

  • Расчет сдельной зарплаты по выработке
  • Расчет почасовой зарплаты
  • Учет потерь зарплаты сотрудников от скидок
  • Формирование сводной зарплатной ведомости

Управление бюджетом и финансовыми операциями

  • Формирование моделей бюджета и статей доходов и расходов
  • Иерархическая модель бюджета с любым уровнем вложенности
  • Возможность формирования неограниченного количества моделей бюджета
  • Учет начислений и платежей в привязке к контрагентам, счетам, сотрудникам, подразделениям, статьям доходов и расходов
  • Сводные и детальные финансовые отчеты и статистика за любой период времени по контрагентам, подразделениям, специалистам и предприятию в целом

Управление задачами и поручениями и контроль исполнения

  • Регистрация поручений и их распределение между сотрудниками
  • Регистрация исполнения задач и поручений
  • Отслеживание плановых и фактических сроков исполнения и система напоминаний
  • Контроль состояния исполнения задач и поручений и (для сведения, в работе, критические, просроченные, выполненные в срок, выполненные с опозданием)
  • Оперативный анализ состояния задач и поручений

Управление договорами и документами

  • Единый реестр документов и поиски документов по их атрибутам
  • Подготовка договоров по настраиваемым шаблонам с автоматическим заполнением шаблонных полей
  • Возможность включения в документы таблиц, рисунков, сканированных изображений
  • Печать договоров и любых документов по настраиваемым шаблонам

Статистика и отчеты

  • Статистика по заселению и загрузке номерного фонда за любой период времени, по подразделениям / филиалам и предприятию в целом
  • Сводки по персонам, сводки по помещениям, детальные списки заселения
  • Сводки по дням, тренды по дням с расчетом среднего пребывания, количества проживающих, количества загруженных помещений
  • Отчеты о продажах за любой период времени, по помещениям, сотрудникам, койко-местам
  • Отчеты о выручке и расходах за любой период времени, по участкам, сотрудникам
  • Сводные и детальные отчеты по объемам продаж по клиентам
  • Сводные и детальные отчеты по номенклатуре услуг
  • Сводные и детальные отчеты о работе сотрудников
  • Статистика по счетам (количество счетов, средняя сумма счета и др.)
  • Статистика по рекламе и ее эффективности
Управление доступом и защита информации
  • Создание пользователей и установка паролей
  • Распределение профильных рабочих мест между пользователями
  • Распределение прав доступа к рабочим местам, данным и действиям между пользователями
  • Автоматической протоколирование действий пользователей (добавление, изменение и удаление информации)
  • Гибкая настройка протоколирования действия пользователя (у кого какие действия протоколировать)
Резервное копирование и восстановление данных
  • Автоматическое резервное копирование базы данных по заданному регламенту
  • Восстановление базы данных из резервной копии
  • Защита резервной копии базы данных средствами безопасности СУБД

Обмен с внешними системами

  • Экспорт всех данных и отчетов в электронные таблицы MS Excel
  • Экспорт всех данных и отчетов в текстовый формат (поля разделенные табуляцией) для их последующего импорта во внешние системы (например, в 1С)
  • Импорт справочников и данных из внешних систем в согласованном формате
Работа сети гостиниц
  • Возможность работы нескольких территориально удаленных гостиниц и филиалов в единой базе данных
  • Разграничение доступа пользователей к данным подразделений и филиалов
  • Получение любой статистики по отдельным подразделениям и в целом по предприятию

Особенности графического интерфейса

  • Интуитивно понятный интерфейс
  • Использование векторной графики для представления структуры помещений в виде графических поэтажных планов
  • В системе используется единая форма графического интерфейса, что существенно облегчает понимание системы и обучение персонала
  • Единые правила работы со списками и формами
  • Удобный и наглядный механизм задания любых комплексных запросов с использованием унифицированных навигаторов поиска, позволяющих задавать широкий выбор комбинаций критериев поиска в любом сочетании
  • Использование цветовой палитры для выделения данных в зависимости от контекста задачи
  • Использование графического представления результатов работы предприятия виде круговых диаграмм, графиков, трендов

За более подробной информацией обращайтесь к нам.

 

Ключевые слова: автоматизация гостиницы, автоматизация отеля, программа для гостиницы, программа для отеля

Copyright ©1995 - 2017 Сайбернетик Системс. All rights reserved.